Modèle Outlook : création, utilisation et personnalisation

Objectif : créer un modèle Outlook, avec ses avantages et limites d’utilisations

Contrairement à ce que l’on peut croire, un modèle chez outlook n’est pas un thème (template) ou une maquette graphique prédéfinie d’un email. Mais il s’agit d’une fonction équivalente aux Réponses standardisées sous Gmail.

Tutoriel Vidéo : créer un modèle sous outlook.com

Comment créer un modèle d’email sous outlook by Questions Bureautiques

1 – Définition et limites d’un modèle outlook

Un modèle sous outlook est tout simplement un email avec déjà un texte personnalisé.

Le modèle est une nouvelle fonction pratique dans cette version d’outlook 2016. Elle permet la mise en “blibliothèque” d’une multitude d’emails modèles à insérer en 1 clic.

Par défaut, aucune personnalisation du texte n’est possible. Si vous remplissez votre texte directement dans le champs du modèle : absence d’icône de mise en forme du texte : mise en gras, en italique ou la possibilité d’appliquer des polices de caractères et des tailles différentes. Du texte, rien que du texte brut ! Mais …

2 – Ajouter une image ou un fichier aux modèles outlook

Dans un modèle vous pouvez insérer une image. Bon attention, une petite subtilité : par insérer une image, il faut comprendre un lien de partage à partir de OneDrive ou Drobpox ou Drive pour les plus connus.

Par le même procédé à partir d’un espace de stockage cloud, vous pouvez  ajouter un lien de partage vers un fichier du type d’extension qui vous plait : .pdf, .zip, .mov, .avi, .xlsx, .xdocx…

3 – Comment créer et ajouter des modèles Outlook à un mail ?

A/ Créer un modèle outlook.com

• Créez un nouvel email.
• Cliquez sur l’icône modèle
  

  Nouvel emai outlook

• Cliquez sur le bouton Modèle dans la colonne.
  

  Créer un nouveau modèle

• Donnez un nom à votre nouveau modèle et dans le champ suivant insérer votre texte. Puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
  

  Remplir une nouveau modèle : nom et le texte

• Dans la colonne de droite votre nouveau modèle apparaît avec une présentation de votre texte.
• Placez le curseur dans votre email, puis double cliquez sur votre modèle pour l’insérer dans le corps du mail.
  

  Inserer un modèle dans un mail outlook

  

  modèle outlook ajouté à un mail

• Vous n’avez plus qu’à remplir la suite de votre mail et l’envoyer.

B/ Personnaliser l’apparence du texte de vos modèles outlook

Si vous désirez changer l’aspect de votre texte, vous ne pouvez pas le faire directement dans les modèles. Mais rien ne vous empêche de le faire dans l’email.

1. Saisissez votre texte et mettez le en forme dans votre email (gras, couleurs taille…).
2. Copiez ce texte (pomme ou ctrl C) et Coller (pomme ou ctrl V)le dans le modèle.
3. Sa mise en forme est intégralement sauvegardée.

Changer l’aspect du texte : gras, couleur taille de police, énumération

coller le texte mis en forme dans le modele

Modèle Outlook personnalisé

4- Conclusion sur les modèles outlook

Les modèles outlook sont des mails pré-remplis standardisés. Ils sont utiles lors de certaines tâches répétitives. Une fonction à ne pas oublier !