Créer des réponses standardisées sous Gmail

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Gmail permet d’ajouter un texte prédéfini lors de la rédaction  d’un mail.  Les réponses standardisées sont à ajouter manuellement, au cas par cas, dans vos mails. Définition et mode d’emploi…

Attention cette fonction ne doit pas être confondue avec une signature ou une réponse d’absence automatique !

Astuce : les réponses standardisées avec Gmail

Définition

Une réponse standardisée est un texte aussi long que vous voulez qui est pré-enregistré dans Gmail. Elle doit être insérée manuellement lors de l’écriture de vos mails.

Créer des réponses standardisées sous Gmail by Questions Bureautiques

Pourquoi créer une réponse standardisée ?

Les réponses standardisées sont utiles lorsque vous devez envoyer de façon régulière  des emails toujours formuler de la même façon à quelques détails près à vos contacts. Ce besoin se produit régulièrement  pour les personnes en relation avec des clients internes ou externes :

  • email pour accuser la réception d’une prise de commande/réservation/question ;
  • email pour demander la validation de factures, opérations diverses…
  • email d’invitation à des réunions (vous aurez juste à préciser date/lieu/heures manuellement)…

Atouts des réponses standardisées

  •  Souplesse d’utilisation ;
  • Possibilité de sauvegarder plusieurs réponses standardisées ;
  • vous pouvez personnaliser le texte après les avoir inséré dans votre mail pour ajouter des informations complémentaire ou supprimer quelques lignes inutiles en fonction du contexte de votre email.

 Activer les réponses standardisées

Dans les paramètres généraux de Gmail

Gmail paramètres de réglages
Gmail paramètres de réglages
Accès aux paramètres gmail
Accès aux paramètres gmail

Cliquez dans l’onglet LABOS, faites défiler la liste des fonctionnalités, et en avant dernière position vous avez l’intitulé Réponse standardisée. Cliquez sur Activer et en bas de la fenêtre, cliquez sur Enregistrer les modifications!

Activer les réponses standardisées
Activer les réponses standardisées

La fonction est désormais disponible dans Gmail !

Enregistrer, insérer, modifier et supprimer une réponse standardisée sous Gmail

Enregistrer une réponse standardisée

  1.  Créez un nouveau message.
  2. Rédigez votre texte, et si par défaut une signature automatique est insérée, supprimez la de votre texte – elle serait mise en double dans vos envois.
  3. Cliquez sur le triangle en bas à droite de votre fenêtre de message.
  4. Cliquez sur Réponse standardisée
  5. Cliquez  sur Nouvelle Réponse standardisée
  6. Donnez un nom compréhensible à cette réponse pour l’identifier plus facilement en cas de nombreuses réponses sauvegardées.
Rédiger un texte email
Rédiger un texte email
Enregistrer une réponse standardisée
Enregistrer une réponse standardisée
Donner un nom à une réponse
Donner un nom à une réponse

Insérer une réponse standardisée dans un email

  1.  Créer un nouveau mail – Notez que la signature automatique est bien mise par défaut.
  2. Positionnez votre curseur au début de la zone de texte
  3. Cliquez en bas de la fenêtre sur le triangle à côté de la poubelle
  4. Dans le menu réponse standardisée cliquez en haut sous INSERER sur le nom de la réponse que vous souhaitez.
  5. En relâchant le bouton de la souris la réponse standardisée s’ajoute dans votre email.
Menu insertion réponse
Menu insertion réponse
Sélectionner la réponse sauvegardée
Sélectionner la réponse sauvegardée
Réponse standard insérée dans votre mail Gmail
Réponse standard insérée dans votre mail Gmail

Le texte ainsi inséré, vous pouvez apporter des modifications de texte ou de forme comme bon vous semble. Ici pour l’exemple je vais ajouter un titre (Monsieur/Madame) et coloriser en rouge et mettre en gras un des éléments de ma liste.

Barre d'outils de mise en forme du texte dans gmail
Barre d’outils de mise en forme du texte dans gmail

Vous pouvez finir de compléter votre email avant son envoi…

Comment modifier une réponse standardisée sauvegardée ?

Pour changer le texte d’une réponse standard déjà existante, sélectionnez le texte modifié dans votre email, puis dans le menu réponse standardisée, cliquez sur le nom de la réponse dont vous souhaitez voir le texte changé. Gmail vous demandera une confirmation de changement.

Si vous souhaitez créer une nouvelle réponse standardisée avec un texte légèrement modifier ou avec un texte totalement différent : cliquez sur Nouvelle réponse standardisée et donnez lui un nouveau nom !

Modifier une réponse standardisée
Modifier une réponse standardisée
Confirmer le remplacement d'une réponse déjà créée
Confirmer le remplacement d’une réponse déjà créée

Comment supprimer une réponse standardisée ?

Créer un nouveau mail, et dans le menu des Réponses standardisées, cliquez sur le nom de la réponse à supprimer dans la zone Supprimer du menu !

Supprimer une réponse standard
Supprimer une réponse standard

Conclusion

Cette fonctionnalité se révèle très pratique dans de nombreux cas. N’hésitez pas à l’utilisez. Petit bémol, cet outils n’est pas encore intégré de façon permanente dans Gmail. Elle peut disparaître à tout moment. Sa pérennité dépendra en partie de son utilisation en masse ou pas dans Gmail…


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3 réflexions au sujet de « Créer des réponses standardisées sous Gmail »

  1. Its actually a nice and helpful piece of information. Im glad that you shared this useful information with us. Please keep us up to date like this. Thanks for sharing. cdedfbkdgfba

  2. Merci pour cette vidéo et ces explications très claires; auparavant, je mettais certains modèles en brouillons mais c’était beaucoup moins pratique et il m’arrivait de les effacer, là je suis beaucoup plus tranquille et c’est plus rapide.

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