Créer un e-mailing simple et gratuit avec MailMerge et Thunderbird

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Créer un emailing personnalisé à de multiples contacts est possible gratuitement sans utiliser la fonction publipostage de word. Sous Mac, la fonction publiposter un document via la fonction « Générer des messages éléctroniques » n’est pas active. Plusieurs solutions existent.


Parmi les solutions : utiliser un service d’emailing, avec comme contrainte de comprendre facilement et rapidement comment fonctionne cet outil, ou utiliser Thunderbird (logiciel de messagerie gratuit) qui sera couplé avec le module Mail Merge et utilisable facilement. C’est donc l’option Thunderbird et Mail Merge que nous allons utiliser.

Vidéos Créer un publipostage électronique


Créer un emailing gratuitement avec Thunderbird et Mergemail by Questions Bureautiques

Comment ça marche le publipostage ou emailing avec Thunderbird et Mail Merge ?

Pour réaliser votre emailing vous avez besoin des logiciels suivants qui sont gratuits :

  1. installer OpenOffice : permet de créer proprement le fichier (.csv) de base de données où se trouvent vos champs personnalisés pour chaque destinataires ;
  2. Installer Thunderbird : logiciel de messagerie gratuit OpenSource, vous aurez à installer votre compte de messagerie également sur ce logiciel ;
  3. installer le module Mail Merge pour Thunderbird : il s’agit du module/extension qui permet la personnalisation de votre email !

Si ces outils ne sont pas encore installés sur votre, ordinateur c’est un peu de travail tout de même avant d’entrer dans la réalisation proprement dite de votre emailing, mais je vous assure le « jeu en vaut la chandelle » !
Les liens précédents vous permettent de télécharger les logiciels à partir des pages officielles des sites qui ont développés les logiciels.
Pour installer votre compte mail sur Thunderbird c’est facile, vous avez désormais juste besoin de votre adresse de messagerie, et son mot de passe. Finis les réglages pénibles et incompréhensibles ! Au cas où un petit tutoriel avec un compte Google Gmail.

Installer le module Mail Merge sous Thunderbird

Pour installer le module/extension MailMerge, c’est très simple !

    1. menu principal -> Outils – > Modules Complémentaires
Comment installer un module complémentaire sous Thunderbird
Comment installer un module complémentaire sous Thunderbird
    1. Dans la fenêtre des modules qui s’affichent, sélectionnez dans la colonne de gauche l’onglet Catalogue, puis en haut dans le champs de recherche saisissez : MailMerge, puis validez avec la touche ENTER ou RETURN de votre clavier.
Rechercher le module MailMerge
Rechercher le module MailMerge
    1. Thunderbird affiche dans la liste le nom du module recherché, cliquez sur le bouton INSTALLÉ
Installer MailMerge
Installer MailMerge
    1. MailMerge est installé, pour actualiser l’intégration de ce module dans Thunderbird, cliquez sur REDEMARRER THUNDERBIRD
redémarrer Thunderbird pour finir l'installation de MergeMail
redémarrer Thunderbird pour finir l’installation de MergeMail
    1. Dans l’onglet Module, Thunderbird liste toutes les modules installé et leur statut et la possibilité de les gérer : actif/inactif – supprimer
Dans modules, vous voyez tous les modules que vous avez installer et leur statut.
Dans modules, vous voyez tous les modules que vous avez installer et leur statut.

Bravo ! un bon point !

Créer la base de données avec CALC de OpenOffice

La base de donnée va vous permettre de créer la liste des destinataires et les intitulés qui sont propres à chaque destinataires. CALC de OpenOffice est un tableur à l’égal d’excel, ni plus, ni moins. Nous allons l’utiliser très simplement en rentrant juste dans chaque cases les informations souhaitées.

    1. Lancez Open Office, puis FICHIER -> NOUVEAU CLASSEUR
    2. La première ligne est la ligne des intitulés des champs, ces noms seront repris dans le courrier modèle pour insérer les données. Les lignes suivantes seront les données attribuées pour chaque destinataires.

N’oubliez aucun intitulés dont le principal : l’adresse email de vos destinataire. Vous pouvez nommez vos intitulés comme bon vous semble du moment que vous vous y retrouvez. Evitez les lettres accentuées, caractères spéciaux, et les noms composés, faîtes simple !

    1. Une fois au point, sauvegardez votre fichier sous le format .ods de CALC OpenOffice. Vous pourrez ainsi facilement venir modifier votre base de données (fichier de travail sous à Calc-équivalent aux fichier .xls pour Excel).
    2. Puis sauvegardez sous l’extension .csv
    3. Laissez les options par défaut, ne les changez pas.

Votre base de données est prête à être utilisée dans Thunderbird avec MergeMail.

MergeMail et Thunderbird

Rédiger de l’emailing et insérer les champs de données

  1. Rédigez votre email
  2. cliquez sur ECRIRE
  3. Pour insérer dans le texte les intitulés de vos champs – avec la même orthographe – entourez les d’une double accolade : {{nom}};
    pour obtenir une accolade ouvrante : ALT et ( pour une accolade fermante : ALT et )
  4. Noubliez pas de mettre l’intitulé de l’adresse mail de vos expéditeurs dans le champs POUR
  5. Remplissez le sujet de votre emailing
  6. Rédiger un emailing sous thunderbird
    Rédiger un emailing sous thunderbird

Vous avez bien vérifié votre texte ?

Envoyer l’email avec MailMerge

  1. Juste au bout du bouton Envoyer, cliquez sur le triangle noir
  2. Cliquez sur MailMerge. Une nouvelle fenêtre apparaît pour créer la liason avec le fichier Calc de la base de données.
    Envoyer un emailing avec mailmerge
    Envoyer un emailing avec mailmerge
  3. CSV : dans cette partie de la fenêtre, cliquez sur le bouton Parcourir pour importer votre fichier Cal avec les données de votre emailing. Sélectionnez le fichier sur votre ordinateur et validez. Laissez les autres options par défaut.
    Ajouter un fichier données sous Mailmerge pour un emailing
    Ajouter un fichier données sous Mailmerge pour un emailing
    Sélection de la base de données Cal pour la fusion avec Mail Merge
    Sélection de la base de données Cal pour la fusion avec Mail Merge
  4. Mode de livraison :
    Action qui sera déclenché quand vous cliquez en bas de la fenêtre sur le bouton OK. Le mailing sera envoyé suivant l’option que vous choisirez.

    • Send Later / envoyer plus tard : les mails sont générés mais ne sont pas envoyés aux destinataires avant votre accord en cliquant sur le bouton Envoyer tout ;
    • Send Now / envoyer maintenant : les mails sont générés et envoyés immédiatement ;
    • Save as a Draft / envoyer maintenant : les emails sont générés et sauvegardés comme brouillons sans être envoyés. Cette fonction vous permet de vérifier votre emailing avant l’envoi.
  5. Batch :
    • Start : l’emailing commence à partir de quelle ligne de votre base de données, choisissez 1 ;
    • Stop : si vous souhaitez arrêter avant la fin de votre base de données ;
    • Pause : nombre de secondes entre l’envoi de chaque email. L’action Pause permet de ne pas bloquer les envois, pour une grande quantité de contacts.
      Fenêtre des options d'envoi d'un mailing avec mailmerge
      Fenêtre des options d’envoi d’un mailing avec mailmerge

Vérifier l’envoi du emailing avec MailMerge et Thunderbird

verification-envoi

document-maitre

boite-envoi-emailing


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14 réflexions au sujet de « Créer un e-mailing simple et gratuit avec MailMerge et Thunderbird »

  1. Bonjour,

    J’ai suvi votre procédure, mais les messages s’enregistrent comme modèle, et je n’arrive pas à les envoyer. Que dois-je faire ?

    Cordialement,
    Erick

    1. Bonsoir,

      je vous propose de revoir à la fois l’article et la vidéo pour bien vérifier vos opérations et de refaire un test. Cet article a été lu et vu plusieurs centaines de fois sans remarques particulière d’erreurs.
      Si votre problème persiste, je referai des tests ce week-end pour me remettre dans ce tutoriel dans mon cerveau 😉 et tenter de comprendre votre problème.
      Cet article date de plus d’1 an et j’ai effectué cette opération uniquement pour la réalisation de ce tutoriel. Merci de votre compréhension, mais n’hésitez pas à me re-contacter si votre problème persiste…

  2. Bonjour,
    J’ai beau lire et relire l’article, je ne comprends pas à quel moment sont liés l’email et le fichier csv, ni de quelle manière on procède. Pouvez-vous m’éclairer?
    Merci.

    1. Bonsoir,
      en effet lors de la rédaction de l’article j’ai « mangé » quelques étapes. Je vous réponds dans week-end. Vous pouvez consulter la vidéo pour avoir une réponse plus rapide… Merci de votre questionnement !

  3. Bonjour,
    Avez-vous testé MailMerge sur de grosses listes de diffusion (plusieurs milliers de destinataires)? Y a-t-il des problèmes connus?
    Merci d’avance, bien cordialement

    1. Bonjour,

      non, je n’ai pas utilisé Mailmerge sur une grande liste de diffusion. De mémoire lorsque j’ai préparé l’article et fait mes expérimentations, il faut laisser un délai de latence suffisant pour éviter que les serveurs considèrent vos envois comme des spams. Donc je vous conseillerai également de coupler cette contrainte de délai, et de séparer votre liste de diffusion pour une meilleure efficacité.
      L’autre option suivant votre problématique est de passer à un service de véritable newsletter. Mailchimp propose un service gratuit jusqu’à un certain seuil, mais sa mise en oeuvre requiert quelques compétences plus pointues. Pour être équilibré un service de newsletter efficace, français et pratique est la société Sarbacane (leader français); mais il n’y a pas d’option gratuite. Mais un très bon service.
      Cordialement.

      1. Merci de votre réponse. J’essaierai sans doute en laissant 2 secondes de délai entre chaque envoi. Je cherche justement un soft qui m’évite d’avoir recours à un service extérieur de newsletter. Mailchimp est limité à 2000 contacts et ne semble pas offrir la souplesse que je cherche, Sarbacane non plus.
        bien cordialement.

  4. Bonjour,

    J’ai tenté de faire ce tutoriel mais à la fin j’ai un message d’erreur… est-ce que ça vous dit quelque chose ?

    Merci par avance.

    1. Bonsoir, lors de la réalisation de cet article je n’ai pas eu l’occasion de voir cette erreur. Le problème semble venir de votre base de donnée avec ce fichier .csv. La vidéo en la regardant, peut être plusieurs fois, vous éclairez sur les étapes et format de données à respecter. Cette vidéo à été réalisée en directe sans coupure dans la procédure.
      Cordialement.

  5. Cucheval :

    Suite à mon dernier message, je vous envoie des captures d’écran.
    J’ai réessayé avec un fichier de 3000 fiches :
    1 : en enregistrant le CSV : ci-joint un message
    2 : apres envoi de 97 adresses : voir message, puis terminé

  6. Bonjour,

    lors de l’envoi d’un nombre important d’emails vous pouvez être bloqué en effet. Vous êtes considéré comme un « spameur » potentiel.
    A la fin du point 5 : batch, il est indiqué qu’il est souhaitable de mettre un délai entre l’envoi de chaque mail pour éviter ce soucis. Avez vous rentré une valeur dans cette case ???
    Cordialement.
    ps : les commentaires ne sont affichés qu’après ma validation. Mais par précaution – pour d’autres sites – pour votre vie privée je vous conseil d’éviter de donner de coordonnées personnelles comme votre téléphone 🙂

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